Comment devenir assistante administrative ?
En devenant assistante administrative, tu accompagnes et soutiens des chefs d’entreprise
dans la gestion quotidienne de leur facturation, leur comptabilité, et leur communication !
Pour te former et devenir une bonne assistante administrative, il est également important
de faire preuve d’autonomie et d’apprentissage.
Il est tout à fait probable que tu aies besoin
de te former en interne auprès de tes clients (à des logiciels spécifiques, par exemple).
Il n’existe pas de parcours précis pour te lancer en tant qu’assistante administrative
indépendante, mais tu dois tout de même avoir un diplôme en lien avec le domaine
d’activité dans lequel tu comptes exercer.
Les missions d’une assistante administrative
Ma boss, tu le sais : en tant qu’assistante administrative, tes missions varient ! Le type de missions auxquelles tu réponds est à déterminer selon tes compétences, tes envies et les besoins de tes clients. Même si, évidemment, certaines missions sont plus récurrentes que d’autres, c’est le cas par exemple pour :
Gestion de la facturation
La gestion de la facturation fait partie des missions de base d’une assistante administrative.
En prenant en charge la facturation de tes clients, tu anticipes et prépares la comptabilité, tu gères le suivi des paiements et les relances, mais surtout : tu les décharges de cette charge mentale.
Organisation des plannings
Si tu travailles dans une entreprise qui compte plusieurs salariés, il se peut que tu sois chargée d’organiser les plannings de chacun et de veiller au bon déroulement des missions clients et de l’expérience des salariés (vacances, déplacements, etc.).
Prise de rendez-vous
En tant qu’assistante administrative, tes clients peuvent te demander de t’occuper de la prise de rendez-vous et des appels téléphoniques. Déléguer la prise de rendez-vous permet à tes clients de se concentrer pleinement sur le cœur de leur activité. En participant à la prise de rendez-vous, tu as également plus facilement connaissance des plannings de chacun (ce qui facilite l’organisation).
Informatique et communication
Il est tout à fait possible que certains de tes clients se tiennent à bonne distance de l’informatique et de la communication de leur entreprise, souvent par souci de temps ou par manque de compétences. De ce fait, il est probable que tu sois amenée à intervenir sur des missions qui en dépendent.
Préparation de documents
La gestion administrative passe nécessairement par la préparation de documents, voire de rapports lorsque cela est nécessaire. Pour cela, il est important de prendre en compte les exigences de l’entreprise pour laquelle tu travailles, de rassembler les informations nécessaires à la préparation du document/rapport, de rédiger et de mettre en page le contenu.
Classement et archivage de dossiers
Le classement et l’archivage de dossiers sont indispensables pour une bonne gestion administrative. C’est en organisant efficacement les documents de tes clients que tu les aides à gagner du temps et à avoir une gestion plus professionnelle, des suivis clients par exemple. Le classement et l’archivage de dossiers peut se faire de façon dématérialisée, sur ordinateur, cela permet de gagner de la place dans les bureaux, d’éviter la surcharge de classeurs et de papiers, mais aussi de faciliter les échanges avec les interlocuteurs de l’entreprise, comme les comptables ou les clients.
Si tu as envie de te lancer en tant qu’assistante virtuelle indépendante mais que quelque chose te retient encore, nous pouvons en discuter !
Je suis Clémentine, coach en marketing et prospection spécialisée auprès des assistantes virtuelles. J’accompagne les (futures) assistantes administratives à lancer leur activité et vivre de leur business de secrétariat à distance.
Quelles compétences avoir pour devenir assistante administrative ?
En menant des missions administratives au cœur d’une entreprise, tu es en lien avec toutes les informations et documents importants de celle-ci et des missions importantes peuvent t’être confiées. Pour gérer tes missions avec professionnalisme, tu dois faire preuve de certaines qualités. Le métier d’assistante administrative freelance demande des compétences telles que l’écoute et la compréhension, la rigueur, l’organisation, la polyvalence et le sens de la confidentialité.
- L’écoute et la compréhension facilitent les échanges et fluidifient les rapports que tu entretiens avec tes clients. Ces capacités te serviront à répondre exactement à ce que tes clients attendent de toi.
- La rigueur et l’organisation te serviront à maintenir les délais définis avec tes clients (et les leurs), de ne pas te laisser déborder et surtout d’anticiper certaines actions ! Ces compétences doivent être au cœur de tes journées.
- Pour être une bonne assistante administrative, tu devras être polyvalente et savoir t’adapter aux besoins de tes clients. Qu’il s’agisse d’apprendre à utiliser différents logiciels, à prendre en main des missions annexes ou à adapter tes méthodes de travail, la polyvalence doit faire partie de tes compétences ma boss !
- Le sens de la confidentialité est un atout majeur en tant qu’assistante administrative. En travaillant la facturation, la comptabilité et les documents d’entreprise de tes clients, tu auras accès à des informations confidentielles. De la même façon, certains projets de tes clients peuvent aussi avoir besoin de rester sous silence. Tu l’auras compris, plus tu seras discrète, plus tu mettras de chances de ton côté !