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Secrétariat à Distance : comment ça fonctionne ?

Qu’il s’agisse des prestataires comme des clients, le secrétariat à distance séduit de plus en plus de monde. Nombreuses sont les secrétaires qui se lancent à leur compte pour devenir assistante virtuelle. En effet, le secrétariat à distance est la solution idéale pour les professionnelles qualifiées qui veulent se défaire des contraintes du salariat et devenir de vraies girlboss  !

Qu’est-ce que le secrétariat à distance ?

Le secrétariat à distance est un procédé qui permet aux entreprises de déléguer les tâches administratives qu’elles ne peuvent pas prendre en charge, à une personne qualifiée.
Autrement dit, le secrétariat en ligne est l’équivalent du secrétariat conventionnel sauf que, dans ce cas, les missions se déroulent à distance.

Le secrétariat en ligne est devenu populaire auprès des entrepreneures ces dernières années ; le développement de la technologie et l’apparition de nouveaux métiers en sont la
cause. Internet et les réseaux sociaux facilitent la communication et le lien entre les professionnels. De plus, faire le choix d’une assistante virtuelle à distance plutôt que d’une secrétaire salariée en présentiel présente de nombreux avantages (notamment financiers).

Les missions du télésecrétariat

La professionnelle qui prend en charge les missions est généralement connue sous les appellations « assistante virtuelle » ou « assistante digitale ». À l’heure où le digital rythme nos vies, les assistantes virtuelles étendent leurs services et se forment pour accompagner les nouveaux entrepreneurs. Pour cela, les assistantes virtuelles répondent désormais aux besoins des métiers du numérique comme la gestion des réseaux sociaux, la création de visuel de communication, l’aide à la mise en place et au suivi de formation en ligne ou le montage de vidéo.

Toutefois, les missions les plus courantes restent la gestion des tâches administratives telles que la rédaction et le traitement de courriels, la facturation, la planification de tâches, la saisie des données, l’organisation des dossiers, etc. Ensemble, faisons le point sur les missions prises en charge dans le cadre du secrétariat à distance.

Prise d’appels téléphoniques

Pour les assistantes virtuelles, l’une des tâches peut être de programmer ou de prendre des
appels téléphoniques pour leurs clients. Cela peut inclure la gestion des rendez-vous, la prise en charge de messages, la redirection des appels ou l’organisation des missions clients.

Généralement, dans le cas de prise d’appels téléphoniques, les secrétaires en ligne sont
formées pour répondre aux besoins de leurs interlocuteurs, qu’il s’agisse de questions
générales, concernant les missions en cours ou sur les produits et services proposés.
L’assistante chargée des appels téléphoniques doit alors connaître parfaitement les offres, les services, les produits et l’entreprise pour qui elle travaille.

Transmission des messages importants

Il est important d’établir une relation de confiance dès le début de la collaboration.
L’assistante virtuelle en charge des missions doit savoir qu’elle peut se référer à son client, et
inversement. Les messages importants destinés au chef d’entreprise pour qui l’assistante intervient peuvent être communiqués via un document partagé en ligne (comme un Google Drive, par exemple) afin que les deux parties puissent avoir accès aux informations en temps voulu. Cette organisation permet à l’assistante comme à son client de garder une trace et un suivi des informations importantes.

Suivi des commandes et des factures

Le suivi des commandes et des factures est une partie importante du travail d’une
assistante. Il est essentiel de s’assurer que les commandes sont traitées rapidement et que
les factures sont émises et payées dans les délais impartis.

Pour le suivi des commandes, il est essentiel de savoir (à tout moment) où en est chaque
commande. Pour ça, l’assistante doit connaître les détails liés à la commande tels que : la quantité, le prix et la date de livraison attendue. La professionnelle en charge des commandes et des factures doit également être en mesure de suivre le cheminement de la commande : de l’achat à la livraison du produit, même lorsqu’il s’agit d’un produit en ligne.

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Gestion des tâches administratives

Le rôle d’une assistante virtuelle est de fournir un soutien administratif à ses clients pour soulager leur charge mentale et faciliter la gestion de leur entreprise. Les missions déléguées à une assistante digitale sont généralement liées à la partie administrative de l’entreprise. En d’autres termes, une assistante virtuelle répond à des missions comme : la gestion des courriels et du calendrier, la saisie des données, la facturation et le suivi des paiements, la gestion des réseaux sociaux ou la mise en place de formation en ligne.

Pour gérer efficacement les tâches qui sont attribuées à l’assistante, il est important que la communication se fasse avec son client pour qu’elle puisse répondre au mieux à ses attentes. Il est également nécessaire de maintenir une bonne organisation, pour suivre les délais et s’assurer que les tâches sont accomplies selon les processus attendus.

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Gestion de l’emploi du temps d’entreprise

La gestion du temps est une notion primordiale dans le monde entrepreneurial. L’adage « le temps c’est de l’argent » est vérifiable dans le cadre des entreprises, il est alors important d’organiser et de gérer aux mieux les emplois du temps professionnels. Pour cela, il est possible de faire appel à une assistante digitale !

Pour gérer efficacement l’emploi du temps de l’entreprise, l’assistante doit être en mesure de communiquer avec les employés et les clients afin de connaître : les horaires de travail de chacun (pour les contacter sur leur temps de travail uniquement), les missions en cours et les missions à venir. Pour une meilleure gestion du temps de travail, je recommande l’utilisation d’un calendrier en ligne (comme Google Calendar, par exemple) et d’outils organisationnels tels que Notion ou Trello.

Les avantages de passer par le secrétariat à distance

Le secrétariat à distance permet une mise en place plus rapide et efficace. Les outils numériques de gestion administrative facilitent l’intégration d’une personne additionnelle (à distance qui plus est). Mais ce ne sont pas là les seuls avantages qu’il y a à faire appel à une assistante virtuelle. C’est aussi un moyen de déléguer durablement et efficacement les tâches administratives. Opter pour le secrétariat à distance offre aux entreprises une solution flexible, économique et efficace pour répondre aux besoins de gestion et à l’organisation globale.

Gagner du temps et se concentrer sur son activité principale

Faire appel à une assistante est une solution pour les professionnels qui ont besoin de se dégager du temps pour se consacrer à leur cœur de métier. La gestion administrative n’est pas un plaisir pour tous les chefs d’entreprise, mais elle est pourtant inévitable. En délégant les missions administratives et organisationnelles à une assistante virtuelle, les entrepreneurs peuvent se concentrer sur leur travail et augmenter leur productivité.

Formées à travailler de manière efficace, les assistantes digitales interviennent dans la mise en place et l’application de processus précis, pour permettre à leurs clients de gagner du temps. L’assistante peut aussi gérer les tâches routinières et répétitives. Qu’elle soit engagée à temps partiel ou à temps plein, il est possible que ses services soient flexibles, à condition d’en discuter et de trouver un accord avec elle au préalable de la mission. Enfin, l’assistante recrutée peut avoir des compétences spécialisées dans des domaines particuliers. Par exemple, il se peut qu’elle soit habilitée à gérer des missions relevant du marketing, des finances ou de la comptabilité.

Faire des économies

Travailler à distance avec une assistante virtuelle freelance permet de faire des économies considérables. Pour commencer, les assistantes indépendantes travaillent généralement à leur compte, ce qui permet de déléguer en fonction de vos capacités financières. Aussi, à l’inverse des secrétaires salariées, les assistantes indépendantes ne génèrent pas de frais fixes supplémentaires (comme les charges sociales, les cotisations, etc.). Enfin, les engagements sont moins importants, si vous souhaitez mettre fin à une collaboration, vous n’avez pas à réfléchir aux compensations financières et aux préavis.

Une prestation sur-mesure

L’assistante digitale que vous choisissez s’adapte à vos besoins et vos capacités. Que vous ayez besoin d’elle quelques heures par mois ou bien plusieurs heures par semaine, elle peut répondre à vos attentes. Le fonctionnement d’une assistante virtuelle se présente comme une offre sur-mesure. Il vous suffit simplement d’en discuter avec elle en amont de la collaboration.

Combien coûte une secrétaire à distance ?

Le coût d’une secrétaire à distance peut varier en fonction de son expérience, de la complexité des tâches, de la fréquence des missions ainsi que la durée de l’engagement. Toutefois, les tarifs horaires d’une assistante virtuelle indépendante sont généralement fixés entre 50 et 60€/heure.

Il est également important de noter que certaines assistantes optent pour des offres de forfaits mensuels. Cela peut être avantageux (pour vous comme pour votre assistante) si vous avez de nombreuses missions à déléguer. Ce format permet aux assistantes de sécuriser mensuellement leur activité et permet aux clients de faire des économies.

Autrement dit, le prix de revient d’une assistante digitale varie selon plusieurs facteurs. Je te recommande donc d’échanger avec la personne qui retient ton attention pour connaître les prix qu’elle applique.

Conseil : un taux horaire bas peut être le signe d’un manque de connaissances ou de formation. Je te recommande de privilégier une prestataire dont les prix correspondent à ceux connus sur le marché.

Le modèle de facturation du secrétariat à distance

Pour payer les services de ton assistante, il est important de choisir une méthode de paiement sécurisée qui protège tes coordonnées bancaires comme celle de ta collaboratrice. Je te recommande également de conserver les preuves de paiement pour la comptabilité et les impôts. Pour cela, tu peux procéder de deux différentes façons pour payer ta prestataire :

Virement bancaire

Le virement bancaire est l’une des méthodes les plus courantes pour payer des prestataires. Il te suffit de transférer la somme correspondante à la mission effectuée par ton assistante sur son compte bancaire (l’IBAN est généralement présent sur la facture émise par ta collaboratrice).

Compte de paiement en ligne

Il existe aussi des solutions de paiement en ligne pour régler tes factures. C’est le cas des plateformes comme PayPal ou Stripe. Il te suffit d’échanger avec ton assistante pour connaître la méthode de paiement qu’elle préfère.

Te voilà arrivée à la fin de cet article concernant le secrétariat à distance et la manière de collaborer avec une assistante digitale. J’espère que tu as appris des choses et que tu es désormais prête à déléguer ton administratif telle une vraie cheffe d’entreprise !