Le métier d’Office Manager Freelance

Les missions d’une office manager 

L’office manager accompagne les professionnels pour qui elle travaille dans les tâches entrepreneuriales du quotidien. Les missions les plus courantes qui lui sont confiées peuvent inclure la gestion des contrats (avec les fournisseurs ou les clients de l’entreprise, par exemple), la gestion du calendrier et des emplois du temps des salariés, la coordination d’évènement d’entreprise, la communication (via les réseaux sociaux), ainsi que la gestion de la facturation et des paiements.

Mais le travail d’une office manager ne se résume pas à ça ma boss ! Si tu veux être une vraie girlboss et convaincre tes clients de travailler avec toi, tu dois être polyvalente et savoir répondre aux attentes de tes clients. Il est tout à fait possible que certains aient besoin de s’appuyer sur toi pour prendre leur décision, demander conseil ou même recruter leur prochain salarié. En tant que cheffe d’entreprise, tu dois savoir répondre à ces attentes !

Assister la direction dans la prise de décisions

En tant qu’office manager, tu te dois de créer une relation de confiance avec tes clients. Je te l’ai dit, en tant qu’office manager, il est probable que tu sois amenée à aider tes clients dans leur prise de décision. Pour ça, il est important que tu comprennes ce qu’il se passe dans l’entreprise et quels sont les objectifs de tes clients. Plus ils se sentiront en confiance, plus il sera simple pour eux d’échanger et de compter sur toi. De plus, c’est grâce à cette relation de confiance que tes clients te confieront les informations importantes liées à l’entreprise, et crois moi, ce sont des éléments indispensables pour accompagner efficacement tes clients !

Gérer la relation avec les clients et les fournisseurs

Ma boss, une autre de tes responsabilités est de gérer les relations avec les clients et les fournisseurs des entreprises pour lesquelles tu interviens. Tu dois être en mesure de travailler en collaboration avec les personnes en charge de la vente et du marketing. Cette collaboration te permettra de comprendre les besoins de tes clients et de t’assurer que leurs attentes sont respectées.

Pour gérer la relation avec les clients et les fournisseurs des entrepreneurs pour lesquels tu interviens, tu dois faire en sorte de maintenir une communication régulière et respectueuse. Il est essentiel que chacune des deux parties soit en accord avec les échanges et la relation. Et en tant que vraie girlboss, je compte sur toi apporter un maximum de valeur à tes clients en négociant les contrats et conditions (qui ton.ta boss t’y autorise, of course !). 😎

Gérer les ressources humaines

Si l’un de tes clients te demande de prendre en charge la partie des ressources humaines, tu devras sûrement gérer les horaires des employés, leurs congés payés, ainsi que le suivi de rendement et la résolution des conflits internes (s’il y en a). Il se peut également que tu sois chargée du recrutement si ton client a besoin d’agrandir son personnel. Également, tu peux être responsable des formations (organisation, gestion, planification, etc.).

Quelles que soient les missions à gérer en ressources humaines, tu devras alors veiller au respect des procédures et de la politique de l’entreprise. Mais pas de panique, si besoin (surtout à ton arrivée), tu peux mettre en place des process à l’aide de ton client !

Gestion administrative

Si tu es office manager, la gestion administrative est une mission fréquente. Pour ça, tu dois organiser les tâches administratives quotidiennes telles que :

• La communication avec l’entourage professionnels (mails, appels téléphoniques, messages vocaux, etc.)
• La gestion de l’agenda et l’organisation des emplois du temps
• Le traitement des factures et de la pré-comptabilité
• La documentation et le rangement des éléments importants

Ma boss, en tant que bonne assistante administrative, il sera aussi de ton devoir de veiller à ce que les process soient respectés de manière efficace pour garantir productivité et efficacité à tes clients ! Tu dois alors être en mesure d’identifier la pertinence de chaque process et identifier ceux qui ne sont pas efficaces pour les améliorer, voire les refaire. Cette dernière mission nécessite que tu aies confiance en toi, en tes capacités et en ta position de cheffe d’entreprise. Pour ça, je t’accompagne avec ma formation assistante virtuelle pour t’aider à incarner la girlboss qui sommeille en toi !

Pourquoi engager une office manager freelance ?

Tu le sais ma boss, tes services présentent de nombreux avantages pour les personnes qui décident de te faire confiance ! Toutefois, si certains de tes prospects sont encore réticent à l’idée d’opter pour tes services, voici quelques avantages que tu peux mettre en avant pour terminer de les convaincre durant tes appels de vente :

Flexibilité

En tant qu’office manager freelance, tu peux adapter tes services en fonction des besoins que présente ton client. Ton client peut définir à quelle fréquence il a besoin de toi, et pour combien d’heures (par semaine, par exemple). Cette flexibilité est un véritable atout pour toi ! Si ton client hésite, il te suffit de dire que tu t’adaptes aux missions qu’il te propose.

Expertise

Les salariées administratives présentent généralement des compétences généralistes et nécessitent d’être formées pour répondre parfaitement aux besoins d’une entreprise. Si tu es freelance, c’est parce que tu es spécialisée. Et si tu es spécialisée, c’est parce que tu es experte dans ton domaine ! Ton expertise est un atout considérable que tu dois mettre en avant.

Réduction des frais

Encore ici un avantage à travailler en tant qu’assistante virtuelle indépendante. Tes clients n’ont qu’à payer les missions que tu effectues pour eux : pas de charges salariales à débourser, pas de congés payés à anticiper et pas d’indemnités en cas de fin de contrat… De quoi faire rêver plus d’un chef d’entreprise, crois-moi !

Recentrage et concentration

En soulageant tes clients des tâches administratives, tu soulages également leur charge mentale. La facturation, la législation, le traitement de dossiers et la pré-comptabilité ne sont pas le fort de tous les entrepreneurs… En apportant ton expertise, tu permets à ton client de se dégager du temps pour se recentrer sur son entreprise et se concentrer sur ce pourquoi il s’est lancé à son compte lui aussi !

Impartialité dans la gestion

Puisque tu es freelance, tu ne dépends de personne dans l’entreprise. Ton regard est impartial et tu restes en dehors des conflits internes à l’entreprise (s’il y en a), ce qui signifie que tu es toujours objective dans tes décisions et tes réflexions.

Si tu as encore des doutes quant aux bénéfices que tu peux apporter à une entreprise en travaillant comme office manager freelance, je te conseille de lire l’article que j’ai rédigé au sujet du secrétariat à distance.

Comment trouver le bon office manager freelance ?

Déléguer n’est pas une solution facile pour tous les entrepreneurs. Je dirai même que pour certains entrepreneurs, il est impensable de confier des missions à une tierce personne. Pourtant, employer un office manager freelance est une solution importante pour le développement d’une entreprise. Pour trouver l’office manager idéale, il est possible de suivre un certain processus. Effectivement, je recommande d’opter pour la démarche suivante :

Réfléchir aux compétences requises

Avant de recruter une personne en freelance, il est essentiel de définir les besoins auxquels elle devra répondre. Chaque office manager a ses compétences et sa spécialisation, il est donc important de définir ces informations en amont de la recherche pour ne pas perdre de temps et rencontrer uniquement les profils qualifiés.

Définir la quantité d’heures nécessaires

Qui dit freelance, dit charge de la mission qui varie : combien d’heure l’office manager devra-t-elle prendre en charge ? Cette information permet aux deux parties de se projeter dans une éventuelle collaboration, mais surtout de savoir s’il est possible pour elles de travailler ensemble.

Faire une mission d’essai

La mission d’essai permet au freelance comme au recruteur de voir comment l’autre travail. Cela aide à se positionner et à réfléchir à d’éventuels ajustements (si nécessaire). La mission d’essai sert aussi à valider que les deux personnalités soient en accord pour travailler ensemble sur le long terme.

Accepter de devoir former

Il est tout à fait possible de trouver une office manager avec qui tout colle mais à qui il manque une compétence précise. Pas de panique, il est tout à fait possible de recruter une freelance en acceptant de la former à une méthodologie ou un logiciel en particulier. C’est d’ailleurs très courant dans le monde de l’entrepreneuriat !

Quel est le tarif d’un office manager ?

Le tarif d’une office manager varie d’une professionnelle à l’autre. En effet, chaque freelance opte pour les tarifs qui lui conviennent. Cependant, les prestations d’une assistante virtuelle indépendante coûtent généralement 55€/h (environ). Attention, ne pas se positionner sur ces prix-là a des répercussions directes. Une office manager à moindre coût pourrait être moins qualifiée.

Quel est le salaire d’un office manager indépendant ?

En début de carrière, le chiffre d’affaires d’une office manager varie entre 26 000 € et 32 000 € par an (soit 2 160 € à 2 660 € par mois). Au fil de son évolution, une assistante virtuelle indépendante voit ses revenus augmenter considérablement. Une office manager qualifiée et expérimentée peut atteindre un chiffre d’affaires allant jusqu’à 50 000 €/an (soit 4 160€/mois). Si toi aussi tu veux être une vraie girlboss et prendre ton indépendance en faisant exploser ton CA, tu peux devenir assistante virtuelle.

Quelle formation faire pour être office manager ?

Il existe tout un tas de solutions pour être office manager en freelance. Toutefois, il est tout de même recommandé de privilégier certaines formations plus que d’autres. C’est le cas des parcours dédiés à la gestion d’entreprise, au management, à l’administration ou à la comptabilité.

Voici les formations que je te recommande si tu veux être une girlboss du monde de l’assistanat digital :

• BTS support à l’action managériale
• BTS comptabilité
• BTS gestion de PME
• Licence professionnelle management et gestion des organisations
• Licence professionnelle gestion des organisations de l’économie sociale et solidaire
• BUT GEA – gestion des entreprises et administration
• Diplôme d’école spécialisée (type bachelor) en management ou gestion

Nous voilà arrivées à la fin de cet article ma boss. En attendant de te retrouver dans le monde de l’entrepreneuriat, je te souhaite de prendre confiance en tes capacités et d’oser te lancer !