Les meilleures appli d’organisation pour gagner en efficacité

En tant que cheffe d’entreprise, ma boss, tu dois mettre en place des stratégies qui t’aideront à gagner en efficacité et en rendement. Et je ne t’apprends rien, cela passe par l’organisation avant tout !

Pour cette raison, je te confie dans cet article les meilleures applications d’organisation pour augmenter ta productivité!

Notion : l’application d’organisation tout en un

Notion est un outil qui t’aide à planifier tes journées pour rester organisée, garder un œil sur tes objectifs court, moyen et long terme, faire ton suivi de prospection ou encore anticiper ta communication grâce à un espace calendrier éditorial. Tu l’auras compris, Notion est un outil multifonctionnel que tu peux modeler selon tes attentes et tes besoins. À mon sens, cet outil fait partie des bases pour une assistante virtuelle. Car, même si tu ne l’utilises pas pour toi, il y a de grandes chances que tes clients l’utilisent et que tu sois amenée à travailler dessus.

Au début, il se peut que tu rencontres quelques difficultés. En effet, cet outil demande un temps d’adaptation et de prise en main, notamment pour créer différents espaces et te déplacer intuitivement entre eux. Toutefois, lorsque tu comprends son fonctionnement, Notion devient particulièrement facile d’utilisation (les manipulations sont plutôt répétitives pour accéder aux fonctionnalités).

Notion est un outil organisationnel gratuit si tu te crées un compte rien qu’à toi. Ce compte te permet d’avoir plusieurs espaces distincts pour t’organiser. Pour travailler à plusieurs, Notion propose plusieurs solutions, à des prix variables. La première version payante (8€/mois et par utilisateur) offre un accès à ton équipe et permet de gérer des projets collaboratifs. Il existe aussi une version « business » (à 15€/mois) et une version « entreprise » à établir sur devis avec la plateforme.

Asana : outil de gestion de projet intuitif tout en un

Asana est un logiciel qui te permet d’organiser la communication avec ton équipe, tes clients ou tes collaborateurs. Cet outil propose de nombreuses fonctionnalités, comme : les espaces de travail partagés, la gestion de projets collaboratifs, l’organisation des tâches, des étiquettes et des notes, etc.

Asana est un outil que tu pourras prendre en main facilement, il est plutôt intuitif dans son utilisation. Tu peux également partager tes espaces avec tes clients (pour la gestion de leur emploi du temps ou de leur communication, par exemple).

Asana propose 3 versions différentes (selon tes besoins et tes capacités financières). La version gratuite d’Asana donne accès aux fonctionnalités de base du logiciel. La première version payante est la « premium » (10,99€/mois) et t’offre l’accès à plus de fonctionnalités, telles que : le suivi chronologique des projets, un générateur de processus, des formulaires, un nombre de tableaux illimités, etc. Enfin, il existe une version « business » (à 24,99€/mois) qui t’offre tous les avantages de version premium, avec des suppléments : suivi du temps, arborescence et la personnalisation des formulaires, les objectifs, le portefeuille, etc.

Trello : la gestion de projet

Trello est une application de gestion de projet en ligne (il existe l’application sur Mac OS) qui te permet de créer des tableaux et de les organiser avec des vues en listes. Trello s’insère dans la lignée de Notion et d’Asana, mais il est le plus simple d’utilisation. Cet outil est parfait pour les débutants (je pense notamment à tes clients peu à l’aise avec la technologie). Sur Trello, les tableaux sont composés de cartes (comme sur Notion) qui elles-mêmes contiennent davantage d’informations, comme des notes, des commentaires, des hashtags, des liens, etc.

Il est également possible de collaborer sur les espaces proposés par Trello, ma boss. À toi d’inviter les membres de ton équipe, tes clients ou tes collaborateurs. Toutes les personnes ajoutées à tes tableaux pourront : ajouter des commentaires, insérer des pièces-jointes, mettre des étiquettes aux cartes créées, organiser l’espace et suivre les tâches.

Trello permet 4 accès différents : une version gratuite, une version « standard » (5$/mois), une version « premium » (10$/mois) et une version « entreprise » (17,50$/mois). Cette variation d’accès permet à la plateforme de convenir à tous les budgets et tous les besoins. 🙂 Trello est un logiciel que j’aime beaucoup, je le présente d’ailleurs très souvent aux entrepreneures que j’accompagne dans ma formation assistante virtuelle.

Google Calendar : planifier votre agenda

Google Calendar est mon outil de prédilection, je l’utilise tous-les-jours ! Comme agenda en ligne, je n’ai pour l’instant rien trouvé de mieux (ni même d’équivalent). Google Calendar permet de gérer tous les aspects de la vie d’entrepreneure. Avec cette application, tu peux organiser tes rendez-vous, partager rapidement les liens de tes visios, répertorier des évènements et des tâches.

Ce que j’adore avec les applications Google, c’est que dès l’instant où tu crées un compte, toutes les informations sont reliées. Ce qui signifie que si tu programmes un Google Meet, il s’ajoute immédiatement à ton agenda (si tu es sur la même session Google). Et ça ma boss, ce n’est pas du luxe quand tu as des appels de vente à générer ou des rendez-vous client en visio !

La bonne nouvelle, c’est que Google Calendar est un logiciel totalement gratuit. Il te suffit simplement de créer une adresse e-mail google pour y avoir accès. Si tu ne l’utilises pas encore, je te conseille d’aller jeter un œil à cette application car elle risque bien de révolutionner ton organisation ! 😎

Do It Tomorrow pour planifier sa journée

Do It Tomorrow est une application en ligne qui te permet de dresser tes listes de choses à faire (dans la journée et pour le lendemain). L’avantage de cet outil est qu’il t’aide à organiser les tâches annexes ou les missions qui s’ajoutent au fil de ta journée (comme les urgences, par exemple). L’application en ligne Do it Tomorrow t’aide à gagner en efficacité et à rester organisée. Elle t’encourage également à ne pas surcharger ta liste de travail (et ta charge mentale) puisqu’elle limite le nombre de tâches à accomplir quotidiennement. Et c’est pour ça que je l’aime beaucoup !

Cette application est aussi une excellente solution pour mettre en place la to-do list inversée ! Le principe de la to-do list inversée est le suivant : chaque jour, plutôt que de dresser la liste de ce que tu dois faire, tu dresses la liste de ce que tu as fait. Cette méthode est géniale pour reconnaître l’avancée de ton travail, prendre du recul et voir que tu avances (même les jours où tu as le sentiment d’être submergée). Le logiciel en ligne Do It Tomorrow est gratuit, il te suffit simplement de créer un compte pour te connecter.

Slack : la messagerie professionnelle instantanée

Slack est une plateforme de messagerie instantanée dédiée aux professionnels. Cette application te permet d’optimiser les échanges avec ton entourage professionnel (clients, collaborateurs, prestataires, etc.) et tout ça en temps réel. Slack est très populaire auprès des entrepreneurs du digital, c’est pour ça que je te la conseille ma boss. Il se pourrait que certains de tes clients l’utilisent et que tu sois toi-même amenée à devoir prendre l’outil en main.

L’avantage considérable de Slack est que tu peux organiser tes conversations selon les différents projets. Par exemple, si tu travailles avec un client sur plusieurs projets différents, tu peux canaliser les conversations de chaque projet pour t’y retrouver plus facilement et surtout : rester organisée ! Sur Slack, tu peux échanger des fichiers, lancer des appels audio ou vidéo, intégrer des liens vers Google Drive ou Trello, etc. Le logiciel offre des fonctionnalités très complètes, je te recommande de t’y attarder si tu ne connais pas encore. Slack propose 3 offres différentes : une version gratuite, une version « pro » à 6,75€/mois et une version « business+ » à 11,75€/mois.

Pocket : n’oublier aucune page web importante

Pocket est une application de gestion de contenu qui te permet de sauvegarder des pages web, des articles de blog, des vidéos ou des images pour y revenir plus tard sans avoir besoin de chercher à nouveau (et perdre du temps inutilement). Pocket est un outil qui se présente comme une extension, si tu veux l’utiliser ma boss, tu devras l’installer. L’application est disponible pour tous les navigateurs internet et sur les appareils IOS et Android.

Cette application, je te la recommande tout particulièrement si tu es souvent occupée et que tu as besoin de mettre des sources ou des ressources internet de côté pour y revenir plus tard. En accordant un temps ultérieur à la consultation de tes recherches, tu optimises ta concentration et reste organisée toute la journée (sans perdre du temps à lire des pages internet sur lesquelles tu peux revenir plus tard).

Le petit plus (qu’on apprécie bien souvent), c’est que tu peux consulter ce que tu as mis de côté en mode hors-ligne. Ce qui veut dire que, même si tu n’as pas de connexion internet, tu peux retrouver ce que tu as enregistré ! En plus de ça, Pocket t’évite les pubs et autres sources de divertissement indésirées au moment de ta lecture : tu peux lire tranquillement et apprendre plus efficacement. 😁 Pocket est une extension gratuite et très pratique si tu souhaites sauvegarder des contenus pour plus tard et optimiser ta lecture en organisant ton temps comme tu l’entends.

Evernote : la puissance du bloc note en ligne

Evernote est une solution de prise de notes en ligne qui te permet de garder et d’organiser tes idées comme tu veux. Avec Evernote, tu peux créer des notes textuelles, capturer des photos, numériser tes documents, créer des to-do list et faire des enregistrements vocaux.

Cette application t’aide à structurer tes notes, tes projets et tes idées ! Pour ça, tu peux utiliser des étiquettes, des dossiers et créer des carnets de notes. Le stockage en ligne des informations que tu intègres sur Evernote d’accéder à tes informations à partir de tous tes appareils ; il te suffit pour ça de te connecter à ton compte. Cet outil offre la possibilité de travailler de manière collaborative : tu peux tout à fait bosser en temps réel avec client via à la plateforme. Cette application de gestion et d’organisation propose plusieurs offres à différents prix.

TimeCamp pour compter son temps

TimeCamp est un outil de gestion du temps. Ce logiciel te permet de comptabiliser le temps que tu passes sur une tâche. L’application te sera particulièrement utile si tu proposes un taux horaire pour certaines tâches. Ainsi, tu auras une vue d’ensemble sur le temps passé pour un projet client et le prix que tu dois annoncer pour le devis ou pour facturer en fin de mission. D’ailleurs, TimeCamp est compatible avec Trello et Asana, de quoi être encore plus productive en combinant toutes tes applications ! 👸

Les outils comme TimeCamp t’aident également à prendre du recul sur la répartition de ton temps de travail et à analyser ta productivité. En voyant le temps que tu passes sur les différentes missions que tu proposes, tu peux voir quelle est la plus rentable et quelle est celle qui te demande beaucoup de temps. C’est aussi une solution pour vérifier l’accord de tes services avec le prix annoncé : te payes-tu suffisamment ma boss ?

Tu l’auras compris ma boss, si tu souhaites suivre ton temps de travail, je te recommande d’utiliser une application de gestion du temps comme TimeCamp. La plateforme propose trois variations de prix : une version gratuite, une offre « basic » à 7,99$/mois et une offre « pro » à 10,90$/mois.

Dashlane : vos mots de passe enfin sécurisés

Dashlane est une solution de gestion de mots de passe. Il te permet de stocker tes mots de passe en ligne, de façon sécurisée et optimisée. Grâce aux outils de gestion de mots de passe comme Dashlane, plus besoin de réfléchir pendant des heures au mot de passe que tu as utilisé pour telle plateforme ou à l’accès au compte de ton client : tu peux tout centraliser et organiser.

Cette application de gestion de mot de passe est indispensable pour les assistantes virtuelles comme toi, ma boss. Avec cet outil, tu peux stocker des mots de passe, remplir automatiquement des formulaires d’inscription et de synchroniser tes informations de connexion. Dashlane utilise également une technologie de cryptage avancé qui protège tes mots de passe et t’informe si l’un d’eux est compromis ou si ton compte a été piraté. Tu l’auras compris ma boss, je te conseille vivement d’intégrer une application du type de Dashlane à ton quotidien d’entrepreneure ! Comme les autres logiciels, Dashlane propose trois variations de prix : « starter » (2 €/mois), « team » (5 €/mois) et « business » (8 €/mois).

Forest : une meilleure concentration sur son travail

Forest fait partie de ces applications « bonus » qui donnent envie de travailler ! Tu sais, ces applis qui te confortent dans ta routine d’entrepreneure et que tu es fière d’utiliser. Forest est un outil qui favorise la concentration : en commençant à travailler, tu actives ton temps de travail sur Forest, pendant lequel un arbre fictif se met à pousser. Si tu restes concentrée durant la période de travail définie, ton arbre vient à bout de sa croissance. À l’inverse, si tu quittes l’application, ton arbre meurt. L’objectif est de te créer une forêt d’arbres fictifs. Passé un certain nombre d’arbres dans ta collection, tu peux choisir de planter un « vrai arbre ». En plus de rester concentrée, organisée et focus sur ton travail, tu participes à la protection de l’environnement.

Tu peux retrouver Forest sur Apple et Android, sur ton téléphone ou directement en ligne. Et, comme pour les autres applications pour gagner en efficacité que je te présente dans cet article, Forest propose une version gratuite. De quoi faire du bien à l’environnement et à ta productivité en gérant les finances de ton business comme une cheffe ! 😎

Offtime pour réellement se déconnecter

Tout comme Forest, Offtime est une application qui t’aide à rester focus sur tes objectifs et les missions que tu es en train d’accomplir. À la différence des autres, cette application est présente uniquement sur téléphone mobile. Offtime permet d’activer un mode « hors-ligne » pour te déconnecter des distractions que ton téléphone peut t’apporter avec les notifications, par exemple.

Offtime propose aussi des fonctionnalités avancées qui permettent de générer des rapports d’utilisation (détaillés) que tu fais de ton téléphone. Ce type de rapports t’aident à prendre du recul sur l’utilisation que tu fais de ton téléphone durant tes temps de travail et surtout : de ta concentration !