Tu es passionnée par l’organisation, la gestion et la comptabilité… Pour tout dire, tu rêves de devenir assistante virtuelle indépendante et d’épauler des entrepreneurs/entrepreneures qui détestent l’administratif ! 

Dans cet article, je fais le point avec toi sur le métier d’assistante virtuelle, les prérequis nécessaires à ton lancement et les étapes à suivre pour une entreprise optimale.

Mais avant de continuer, je me présente rapidement : je suis Clémentine Hédont, coach business et réseaux sociaux. J’accompagne quotidiennement des entrepreneures pleines d’ambition qui veulent faire décoller leur business et devenir des reines de la vente. Et dans tout ça, mes chouchoutes restent les assistantes virtuelles (j’adore des personnes organisées, méthodiques et rigoureuses !).

Qu’est-ce que le métier d’assistante virtuelle freelance ?

Être assistante virtuelle, c’est un peu comme avoir un poste d’assistante dans une entreprise, sauf que là, c’est toi la boss ! En travaillant à ton compte, tu peux décider des clients/clientes avec qui tu travailles, des missions que tu acceptes et de l’organisation pour laquelle tu préfères opter. 

En étant assistante virtuelle en freelance, tu travailles sur plusieurs projets à la fois et pour différentes entreprises : taille d’entreprise variable, nombre de salariés changeant et surtout…  Des secteurs d’activité que tu choisis !

Les missions dont tu seras chargée (si tu l’acceptes) tourneront autour de la gestion administrative, de l’organisation des entreprises, de la facturation clients/clientes, de la pré-compta, etc. Bien entendu, la nature de tes missions est à définir avec chacun/chacune de tes clients/clientes. 

Existe-t-il des prérequis pour devenir assistante virtuelle ?

Pour devenir assistante virtuelle, il existe effectivement certaines conditions. Dans un premier temps, tu dois présenter des compétences administratives solides : une excellente organisation, une très bonne gestion et une méthodologie rigoureuse. Les tâches d’une assistante virtuelle peuvent s’avérer répétitives d’une mission à l’autre (bien qu’elles soient toujours différentes), il est donc judicieux de mettre en place certains processus, pour ne rien oublier. 

Le petit plus pour te différencier !

Ces dernières années, le métier d’assistante virtuelle prend de l’ampleur et séduit de plus en plus d’entreprises. Pour te démarquer, tu auras besoin de mettre en place une expertise différenciante. 

Pour ça, tu peux choisir la valeur ajoutée qui te correspond le plus (et la mettre en place) : maîtrise d’un outil particulier (comme Notion par exemple), des compétences juridiques, le montage de vidéos, ou que sais-je d’autre encore. 

Quelles étapes suivre pour se lancer en tant qu’assistante virtuelle indépendante ?

Ma spécialisation auprès des assistantes virtuelles me permet aujourd’hui de te proposer une méthodologie de lancement bien ficelée (j’en profite d’ailleurs pour remercier les assistantes avec lesquelles je travaille et qui nourrissent mes connaissances au quotidien). 

1) Définir ton « pourquoi ? »

Cette notion, tu la verras revenir à plusieurs reprises si tu te lances en tant qu’entrepreneure, et crois-moi : elle est essentielle. Ton « pourquoi ? » c’est la raison pour laquelle tu choisis ce métier, ce qui te pousses chaque jour à te lever et à réaliser les missions qui te sont confiées par tes clients/clientes.

2) Déterminer tes axes différenciants

Ce que j’appelle « les axes différenciants », c’est la valeur ajoutée que tu apportes à ton travail, ce qui fait que les professionnels/professionnelles veulent travailler avec toi et personne d’autre !

Comme je te le disais plus haut, c’est à toi de choisir la façon dont tu veux te démarquer : en acceptant de créer des contenus pour tes clients, en rédigeant certains documents, en montant des vidéos ou en chapotant des projets en internes. 

Si tu veux mon avis, ton axe de différenciation doit surtout se trouver dans quelque chose que tu aimes faire (au-delà de l’administratif), comme ça ce sera facile pour toi et tu ne te forceras pas à réaliser ces tâches.

3) Prévoir une offre avec des prestations et un prix (à l’heure ou au forfait)

Pour construire les bases de ton entreprise, tu auras besoin de savoir ce que tu vends et à combien tu souhaites le vendre. Pour ça, le mieux reste de créer un document référant sur lequel tu notes toutes les prestations que tu voudrais proposer et le prix que tu aimerais recevoir pour celles-ci. Pas de panique : avec le temps, tu pourras ensuite ajuster ton carnet de prestation et/ou revoir tes prix.  

4) Définir une cible précise

En entrepreneuriat, la « cible », c’est le public que tu vises, l’audience à laquelle tu t’adresses. Par exemple, si tu veux travailler uniquement avec des entreprises qui travaillent dans l’événementiel, tu devras ajuster ta communication pour apporter de la valeur à cette audience-là. Prendre position dans ta communication permet de te placer comme experte auprès de l’audience que tu vises, pour la mettre en confiance et lui donner envie de travailler avec toi.

5) Mettre en place une stratégie de communication pour être visible  

Si tu as pour objectif de devenir assistante virtuelle et de vivre de ton activité, tu devras communiquer sur ton existence. Parce que pour vendre tes services, tu dois montrer ce que tu proposes ! Pour ça, rien de mieux qu’une stratégie de communication à fort impact ! Il ne te reste qu’à choisir et définir celle que tu veux mettre en place.

6) Créer un canal d’acquisition pour générer des ventes

Un canal d’acquisition, c’est un moyen par lequel tes éventuels/éventuelles clients et clientes vont te trouver et interagir avec ton entreprise. Tout comme pour la communication, à toi de choisir ce que tu préfères : Instagram, LinkedIn, Facebook, site internet, podcast, etc. N’oublie pas : tu es entrepreneure et c’est toi qui choisis ce que tu veux faire (ou non) ! Cependant, si tu veux mon avis sur le sujet je suis une fervente adepte d’Instagram et de Linkedin ! ✔️

7) Prospecter

La prospection est d’une importance considérable lorsque tu entreprends, et si tu n’aimes pas ça, désolée (ou pas) de te dire que tu vas devoir t’y mettre quand même ! Par expérience, laisse-moi te dire que les personnes qui prospectent et celles qui ne le font pas ont des résultats tout à fait différents.  D’ailleurs, c’est parce que je crois profondément en la prospection que j’ai créé un coaching dédié à la prospection !

8) Faire des appels de vente

Faire des appels de vente, c’est prendre le temps d’échanger avec tes prospects, de répondre à leurs questions, de les mettre en confiance et de te placer comme experte de ton domaine ! Alors les appels de vente, on y va la tête haute, comme une girlboss prête à tout déchirer et on clôture avec des contrats signés ! 👸🏻

9) Signer tes premiers clients

Tu verras, la signature de tes premières missions sonnera comme une véritable victoire (et s’en est une) ! Alors, tu prendras progressivement confiance en toi, pour ne plus douter de tes capacités et continuer sur le chemin de l’entrepreneuriat comme une cheffe !

10) Développer son organisation et diviser ton temps

En devenant assistante virtuelle, tu décides de vendre ton temps à d’autres entreprises que la tienne. Mais il ne faut pas oublier ton business pour autant ! Tu devras penser à organiser ton temps et à diviser les plages horaires dont tu disposes pour travailler à la fois sur les missions confiées par tes clients/clientes et sur ton entreprise. Bienvenue dans le monde de l’entrepreneuriat girl ! 😎

Bonus : mes conseils pour réussir ! 

Je te l’ai dit, j’accompagne des assistantes virtuelles tous les jours, et j’ai pu apprendre à travers leurs propres erreurs (oui, les erreurs c’est normal !), je te partage donc aujourd’hui quelques conseils.

En tant qu’assistante virtuelle, la pire erreur est d’attendre que les clients/clientes arrivent à toi grâce au bouche-à-oreille ou un site vitrine. Tout cela n’est pas suffisant pour développer un business rentable. C’est pourquoi, lorsque ton entreprise est lancée, ta priorité numéro 1 devra être de mettre en œuvre toutes les actions te permettant d’atteindre tes objectifs financiers. 

Pour connaître le montant de ton chiffre d’affaires idéal, je te recommande de calculer combien d’heures (ou de forfait) tu dois vendre pour atteindre ton objectif. 

Par exemple : 

Pour atteindre 2 000 €/mois, j’ai besoin de signer 40h à 50 €.

Lorsque ce point est défini, il ne te reste qu’à fixer un créneau quotidien pour communiquer, te former à la vente et prospecter ! Désolée de te le dire, mais… on n’a rien sans rien, darling !

Toutefois, si tu as besoin d’un coup de pouce, je t’invite à consulter les coachings que je propose, pour t’aider à la prospection, à la vente et à la gestion de tes réseaux sociaux.

Retrouve mon coaching business.