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Assistante virtuelle : 25 outils pour gérer son entreprise comme une boss !

Si tu es assistante virtuelle indépendante, l’organisation, ça te connait. Et je ne pense pas m’avancer en disant que tu adores utiliser des logiciels pour gérer son entreprise. Ça tombe bien ! Dans cet article, je te partage 25 outils numériques (à télécharger ou en ligne) qui t’aideront pour ta gestion de GirlBoss, ta communication et tes ventes. Parce que, rappelons-le : ici on prospecte et on vend comme des cheffes !

10 outils numériques dédiés à la gestion et à l’organisation des assistantes virtuelles :

  1. Freebe : facturation et comptabilité

Freebe est un logiciel qui permet de gérer ta facturation, tes devis et ton suivi comptable. Cet outil te permet d’enregistrer ton catalogue de prestations et te fait gagner un temps précieux ! De plus, Freebe est très facile à prendre en main et propose un tarif accessible (84€ TTC/an). D’ailleurs, tu peux profiter d’un mois offert en cliquant ici.

  1. Notion : organisation et gestion

Notion te permet de gérer ton organisation : to-do list, suivi de facturation, suivi commercial, relances clientes, suivi financier, suivi communication, etc. Tu l’auras compris, Notion est le béaba de la gestion (et en plus, il est gratuit) ! Si ça t’intéresse, l’une de mes super-coachées, Éloïse, propose un template Notion pour gérer ta to-do list efficacement et arrêter de procrastiner

  1. Google Agenda : planification et organisation

L’agenda proposé par Google est efficace, facile d’utilisation et te permet de créer un planning complet et d’organiser tes journées : tâches personnelles, professionnelles, en cours, à faire, etc.

  1. Loom : méthodologie et partage

Loom est un outil qui te permet de filmer des tutoriels vidéo ! Grâce à ce logiciel, tu peux réaliser des captures d’écran vidéo pour guider tes clientes, expliquer des processus, des méthodes ou le fonctionnement de nouveaux logiciels.

  1. WhatsApp et Slack  : communication et relations clientes

Ces applications de messagerie instantanée te permettent d’échanger plus facilement avec tes clientes, notamment pour les urgences. Cela t’évite de regarder tes mails toutes les 20 minutes ou de recevoir des appels imprévus.

  1. Gmail : communication et gestion des tâches

Tu le sais certainement, mais gérer sa boîte mail n’est pas toujours facile quand le nombre de clientes augmente. Grâce à Gmail, tu peux créer différentes boîtes mail, pour être plus organisée : boîte dédiée à la comptabilité, boîte pour les demandes de projets, etc. L’avantage de Gmail, c’est qu’il est très facile de passer d’une boîte mail à une autre !

  1. Google Drive ou WeTransfert : partage et collaboration

Ces deux logiciels te permettent de stocker du contenu en ligne et de le partager facilement avec tes clientes (ou pas). À l’inverse de Google Drive, WeTransfert est un logiciel payant (bien qu’il propose une version gratuite), mais qui s’engage dans une démarche écologique. 

  1. Google Meet ou Whereby : échange et visioconférences

Ces outils de visioconférence te permettront de créer du lien avec tes prospects et augmenteront tes chances de vendre tes services. Les rendez-vous en visio sont essentiels à la prospection : tu dois créer du lien avec tes futures clientes. Google Meet est la solution proposée par Google reste et l’une des plus répandues. À l’inverse, Whereby est encore peu connu, mais propose des visios de qualité, simple et plus chaleureux.

  1. Toggl : traqueur de temps

Ce traqueur de temps te permettra de connaître le temps que tu as passé sur une tâche, pour ensuite facturer à tes clientes le nombre d’heures exactes correspondant à ta charge de travail. 

  1. Lastpass : gestionnaire de mots de passe

Lastpass est l’outil numéro 1 de la gestion des codes secrets ! Ce gestionnaire de mots de passe sécurisé te permet de garder en mémoire tous les accès aux logiciels (les tiens comme ceux de tes clientes). Il existe aussi une option pour partager les accès facilement. Avec Lastpass, tu apaises ta charge mentale !

10 logiciels destinés à la communication des entrepreneures virtuelles :

  1. Canva : créer des visuels de communication

Canva est un logiciel en ligne qui permet de créer des contenus visuels : publications et bannières pour les réseaux sociaux, en-tête de mail, documents de présentation, etc. Tu peux accéder à Canva gratuitement, mais je te recommande d’utiliser une version professionnelle (si elle entre dans ton budget), tu auras accès à plus de possibilités et tes visuels seront plus personnalisés !

  1. Trello (ou Notion, encore) : organiser ta communication

Trello et Notion (au choix) te permettent d’organiser ta communication numérique. Ces outils peuvent te servir de guide pour créer ton planning éditorial, afin que tu puisses anticiper tes contenus réseaux sociaux 1 à 4 semaines à l’avance. https://landing.mailerlite.com/webforms/landing/s9s8c0 

  1. Meta business suite  et HootSuite : programmation de contenus

Ces outils gèrent à ta place la publication de tes contenus. Tu n’as qu’à décider de ce que tu souhaites publier et à quel moment et ils s’occupent de tout ! La programmation de contenus est une véritable solution pour te décharger de la charge mentale liée à ta communication.

  1. Metricool : analyse des statistiques

Metricool est un outil d’analyse. Grâce à lui, tu peux connaitre (en détails) les statistiques concernant tes réseaux sociaux, mais surtout : tu centralises. Tous tes stats’ au même endroit (ça c’est de l’organisation !).

  1. Capté : sous-titrage de vidéos

Avec capté, tu ne passes plus des heures à sous-titrer tes vidéos ! Tu n’as qu’à télécharger la vidéo en question, patienter quelques minutes et ajuster les sous-titres. Capté est une solution que j’adore car les sous-titres sont souvent très fidèles à ce que tu racontes. 

  1. Feedly : veille automatisée

La veille automatisée est une solution qui permet d’attirer à toi des clientes qui te ressemblent, sans pour autant passer des heures sur les réseaux sociaux. En renseignant ton secteur d’activité à Feedly, il cible ton marché et fait un travail de niche pour toi.

  1. Get emoji : ajoute des emojis à tes descriptions !

Si tu ne travailles pas sur un ordinateur Apple (comme moi au moment où je t’écris), il se peut que tu galères à chercher les emojis que tu veux insérer dans tes descriptions. Avec Get emoji, c’est terminé. Ce site centralise tous les emojis existants, tu n’as plus qu’à faire un copier/coller !

  1. LinkedIn text form : des typos stylisées sur LinkedIn

Pour mettre de l’originalité dans tes publications LinkedIn, je te propose d’utiliser cet outil. Grâce à lui, tu peux changer les polices d’écriture de tes posts LinkedIn.

  1. WordPress.com : site internet et blog

Tu veux créer ton site internet et tu ne sais pas sur quelle plateforme le faire ? Je te conseille WordPress (surtout si tu veux créer un blog). WordPress est l’un des logiciels les plus réputés dans le secteur du web et du référencement, ton site aura donc plus de chance d’être vu. 

  1. IONOS et o2switch : hébergeurs de site internet

Si tu veux un nom de domaine rien qu’à toi (comme moi par exemple : clementine-hedont.fr), tu dois héberger ton site sur une plateforme spécifique. Pour cela, je te conseille IONOS, que j’utilise. Mais tu peux aussi te tourner vers o2switch, qui est une entreprise de ma région (Auvergne-Rhône-Alpes).

5 Logiciels pour vendre ses services d’assistante virtuelle en ligne :

  1. Waalaxy : prospection LinkedIn automatisée

Cet outil t’offre une solution de prospection froide (si tu veux connaître la différence entre la prospection froide et la prospection chaude, je t’invite à lire cet article). Waalaxy te permet d’automatiser une campagne de prospection, comme ça tu trouves des clientes même en étant occupée sur une autre tâche !

  1. Canva : supports de prospection

Comme je te le disais plus haut, Canva te permet de créer des visuels de communication rapidement et efficacement. Il est donc dans ton intérêt de l’utiliser pour te créer un visuel de cartes de visite, par exemple.

  1. Google Meet et Whereby : appels de vente

Ces logiciels aussi, je t’en parlais plus haut : ils permettent de faire des rendez-vous en visioconférence. Si je t’en reparle ici, c’est parce qu’ils seront essentiels pour vendre tes services : c’est en présentant ton offre à ta cliente et en échangeant avec elle que tu augmentes tes chances de vendre !

  1. Calendly : prise de rendez-vous en ligne

Calendly est un logiciel qui permet à tes clientes de prendre un rendez-vous avec toi directement en ligne. De ton côté, lorsqu’un rendez-vous est réservé, tu reçois une notification. Cet outil, c’est du génie ! (Terminé les échanges de messages interminables pour convenir d’un rendez-vous qui s’adapte à tous les emplois du temps).

  1. MailerLite : création de newsletter

Si tu décides de te lancer dans la création d’une newsletter (aussi dite « campagne d’e-mailing), tu peux te tourner vers le logiciel MailerLite. MailerLite est une solution que je te recommande si tu veux créer et programmer ta newsletter. En plus, parmi tous les logiciels d’e-mailing, il s’agit d’un des plus facile à prendre en main (et si tu n’y arrives pas, il y a plein de tutos disponibles en ligne). 

Nous voilà arrivées à la fin de cet article ! La liste que je te présente ici est non exhaustive, mais elle devrait t’aider à mettre en place de nombreuses choses si tu te lances (et en améliorer d’autres si tu es déjà lancée). Évidemment, tu es libre de prendre et de laisser ce qui te semble pertinent ou non. N’oublie pas : c’est toi la boss, Darling !


Clem, ta coach préférée

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